Rispondere correttamente alle richieste che arrivano nel nostro hotel, può aumentare la possibilità di engagement

Quando un potenziale cliente contatta il nostro hotel tramite email per richiedere informazioni generali prima della prenotazione effettiva, è opportuno massimizzare il contatto con specifiche azioni.

Nel precedente articolo (Capire come gestire le Recensioni del tuo Hotel) ho accennato che avrei scritto un articolo su come rispondere alle email del nostro hotel. Questo articolo nasce dalla mia esperienza personale, perchè mi capita sempre più spesso di trovarmi in situazioni dove non si massimizzano tutte le richieste che ci arrivano tramite email.

La prima impressione è quella che conta

Quando rispondiamo alle nostre email, dobbiamo dare un anima alle nostre parole, risposte fredde e distaccate non ci aiutano per niente nel creare un rapporto col nostro cliente. Soprattutto in settori come il turismo, dove entrano in gioco fattori emotivi prima della prenotazione di un hotel, è essenziale adottare un linguaggio che avvolge il cliente e lo faccia sentire compreso e sicuro.

Ogni potenziale cliente ha già fatto un percorso per arrivare da noi:

Ad esempio ci ha cercato sul web tramite risultati organici o a pagamento, e dopo essersi fatto un idea su di noi ha deciso di compiere un altro passo, ovvero quello di contattarci.
Non bisogna sottovalutare il percorso che l’utente compie prima di entrare in contatto con noi, perché abbiamo lavorato sodo con investimenti in tempo e denaro per fare in modo che ciò accada, e quindi il nostro compito dovrà essere quello di massimizzare ogni singolo contatto.

Due liste da seguire per il copro del messaggio e la struttura della email

Di seguito dei semplici consigli che condivido dopo averli testati con successo. Le risposte devono essere sempre personalizzate per il tipo di richiesta, aggiungendo particolari in modo da essere sempre esaustivi. Sarà soprattutto questo aspetto che trasmetterà fiducia in chi ci sta contattando.

Creare email con risposte predefinite

Per guadagnare tempo nel rispondere subito e per farlo in modo chiaro, è utile preparare un testo con specifiche richieste da incollare all’interno delle email.

 icon-info-circle Se il vostro gestionale non permette di gestire le richieste tramite email, Gmail ad esempio, offre la possibilità di attivare una funzione “Risposte predefinite”  nella sezione “Labs“, dove sarà possibile creare email predefinite da incollare nel messaggio in pochi e semplici passaggi.

Risposta a richiesta informazioni

Questa risposta dovrebbe contenere delle informazioni che diano la sensazione di entrare in contatto con persone motivate e che prestano attenzione al cliente, non tralasciando nessuna informazione. In questo modello di email è utile inserire anche delle “Call to Action” per incentivare il potenziale cliente a restare in contatto con noi.

Questa email avrà lo scopo principale di creare engagement, quindi qui ci giocheremo le nostre carte migliori.

Quello che segue è un esempio che potrete personalizzare come volete. Soprattutto la Call to Action può variare in base ai vostri scopi.

Curare la firma della email

La firma è un altro posto in cui inserire le informazioni chiave affinchè chi entra in contatto con noi abbia subito tutte le informazioni che cerca.

Qui vanno inserite tutte le informazioni di contatto del nostro hotel, come la firma di chi sta scrivendo, il logo ed il nome dell’hotel.
E’ importante che la firma non sia troppo vistosa e ingombrante, soprattutto per le diciture della privacy, queste ultime bisogna farle il più corte possibile (se proprio le volete inserire).

Inoltre, sempre in Gmail è anche possibile creare una o più firme predefinite.

 icon-hand-o-right Se questo articolo ti è stato utile, lascia un segno del tuo passaggio condividendo o commentando! Nel prossimo articolo parlerò di come impostare correttamente un email di conferma prenotazione per Hotel.

Salvatore Fabozzo

Consulente web marketing, creo strategie per settore travel, e-Commerce e liberi professionisti.

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